Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH

1.Anmeldung als Sponsor oder Aussteller

Die Anmeldung als Sponsor oder Aussteller zu einer Veranstaltung der HLMC Events GmbH kann per Post, per Fax oder per E-Mail erfolgen und ist verbindlich. Dazu sind die jeweiligen Veranstaltungsverträge der HLMC Events GmbH zu nutzen. Diese Veranstaltungsverträge stehen auf der jeweiligen Webseite der Konferenz zum Download bereit. Mit der Anmeldung als Sponsor oder Aussteller werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller sowie die jeweiligen Sponsoren- bzw. Ausstellervereinbarungen verbindlich vom Sponsor bzw. Aussteller anerkannt.

 

2.Zuteilung der Ausstellungsflächen

Die Zuteilung der Ausstellungsfläche wird von der HLMC Events GmbH unter Berücksichtigung des Veranstaltungsablaufs sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen. In der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung angegebene Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit beachtet.

Die HLMC Events GmbH kann die Positionierung des Sponsors- oder Ausstellers gegebenenfalls auch nachträglich noch verändern – eine verbindliche Zusage an den Sponsor bzw. Aussteller erfolgt erst durch die endgültige Aufplanung 2 Wochen vor der Veranstaltung.

 

3.Zahlungsziele

Die Bezahlung der Sponsoren- bzw. Ausstellergebühr zum in der entsprechenden Vereinbarung festgelegten Fälligkeitstermin ist Voraussetzung für die Übergabe und Nutzung der zugeteilten Standfläche. Eine Zahlung der Gebühr vor dem Bezug des Standes am Aufbautag mittels Kreditkarte ist nur unter vorheriger Absprache mit der HLMC Events GmbH möglich. Die dabei entstehenden Kreditkartengebühren trägt der Sponsor bzw. Aussteller.

 

4.Standaufbau und Standausstattung

Die HLMC Events GmbH bietet grundsätzlich nur Standflächen an – keinen Standbau. Jede Standfläche wird von der HLMC Events GmbH mit der in der entsprechenden Vereinbarung festgehaltenen Anzahl an Stehtischen und Barhockern ausgestattet. Ferner wird ein Stromanschluss (Dreifachsteckdose) bereitgestellt. Die restliche Standausstattung ist vom Sponsor bzw. Aussteller vorzunehmen.

Beim Aufbau des Standes dürfen weder an den Wänden noch am Boden des Hotels Verankerungen jeglicher Art vorgenommen werden. Das gilt auch für das Anbringen von Postern oder Plakaten. Hierfür wird dem Sponsor oder Aussteller auf Wunsch von der HLMC Events GmbH eine Pinnwand bereitgestellt. Für eventuelle Schäden, die durch den Aufbau des Standes am Hotel entstehen, haftet der Sponsor oder Aussteller, der ursächlich für diese Schäden verantwortlich ist.

Für den Aufbau des Standes werden dem Sponsor bzw. Aussteller rechtzeitig die Aufbauzeiten mitgeteilt. Der Sponsor oder Aussteller muss spätestens bis zum Aufbauendtermin seinen Stand fertig aufgebaut haben.

Eine Überschreitung der festgesetzten Standbegrenzung beim Aufbau der Stände ist nicht zulässig und muss im Vorfeld mit der HLMC Events GmbH vor der Erstellung der endgültigen Aufplanung der Veranstaltung abgestimmt werden.

Die Bewachung der Ausstellungsstände und Exponate obliegt dem Sponsor bzw. Aussteller. Die Reinigung des Standes obliegt ebenfalls dem Sponsor bzw. Aussteller.

 

5.Stornierung durch den Sponsor oder Aussteller

Eine Stornierung einer Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung durch den Sponsor oder Aussteller ist zwei Wochen nach Übersendung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung möglich. Bei einer Stornierung nach diesem Zeitpunkt hat der Sponsor oder Aussteller die volle Gebühr zu entrichten. Die HLMC Events GmbH behält sich darüber hinaus vor, Schadensersatzansprüche gegen den Sponsor oder Aussteller geltend zu machen, sofern der HLMC Events GmbH ein nachweislicher Schaden durch die Stornierung des Sponsors oder Ausstellers entsteht.

 

6.Stornierung durch die HLMC Events GmbH

Muss die HLMC Events GmbH auf Grund höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen eine noch nicht begonnene Veranstaltung absagen, so erhält der Sponsor bzw. Aussteller die Gebühr zurückerstattet.

Sollte eine Veranstaltung nicht abgesagt, sondern nur verschoben werden, wird der Sponsor bzw. Aussteller am Tag der Beschlussfassung der Verschiebung über die Verschiebung per Fax und per E-Mail unterrichtet. Der Sponsor oder Aussteller kann in diesem Fall innerhalb einer Frist von 10 Werktagen ab Bekanntgabe der Verschiebung kostenlos von seiner Vereinbarung zurücktreten. In diesem Fall erhält er bereits geleistete Zahlungen zurückerstattet.

Muss eine bereits begonnene Veranstaltung auf Grund Eintritts höherer Gewalt verkürzt oder abgebrochen werden, so hat der Sponsor oder Aussteller keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Gebühr.